Polityka prywatności

1. Administratorzy danych

Księgowość, kadry, płace i rejestracja firm:
HAGA KSIĘGOWOŚĆ sp. z o.o., ul. Czysta 2/1D, 50-013 Wrocław, KRS 0000893313, NIP 7543332193, REGON 388640753; e-mail: biuro@hagagroup.pl, tel. +48 889 558 754.

Legalizacja pobytu i pracy:
HAGA LEGALIZACJA sp. z o.o., ul. Czysta 2/1D, 50-013 Wrocław, KRS 0000832315, NIP 7792514059, REGON 385729352; e-mail: legalizacja@hagagroup.pl, tel. +48 889 558 747.

Dotychczasowi klienci biura Ziędalscy:
ZIĘDALSCY sp. z o.o., ul. gen. Ignacego Prądzyńskiego 18/5, 50-434 Wrocław, KRS 0000504550, NIP 8992746421, REGON 022236100; e-mail: biuro@ziedalscy.pl.

Nie wyznaczono inspektora ochrony danych. W sprawach dotyczących danych skontaktuj się bezpośrednio z właściwym administratorem.

2. Jak rozdzielamy zapytania

Nowe zapytania księgowe, kadrowe i rejestracyjne obsługuje HAGA KSIĘGOWOŚĆ. Nowe zapytania legalizacyjne obsługuje HAGA LEGALIZACJA. ZIĘDALSCY obsługuje przez własny kanał wyłącznie swoich dotychczasowych klientów.

Jeżeli zapytanie legalizacyjne trafi na biuro@hagagroup.pl, HAGA KSIĘGOWOŚĆ przekaże HAGA LEGALIZACJA tylko informacje niezbędne do nawiązania kontaktu i obsługi tematu. Przy korzystaniu z obu usług klient zawiera dwie odrębne umowy, a dane są wymieniane tylko w zakresie potrzebnym do koordynacji uzgodnionej obsługi.

3. Jakie dane otrzymujemy

Strona nie zawiera formularza. Dane otrzymujemy, gdy dobrowolnie napiszesz, zadzwonisz albo skontaktujesz się z legalizacją przez firmowy Instagram, WhatsApp, Messenger lub Telegram. Mogą to być: imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o firmie, preferowany język, potrzebna usługa i treść zapytania.

W pierwszym kontakcie nie przesyłaj numeru PESEL, skanów paszportów, kart pobytu, dokumentów tożsamości, dokumentacji księgowej, danych pracowników, haseł ani kodów dostępu. Jeżeli dokumenty będą potrzebne, właściwy administrator wskaże dalszy sposób ich przekazania.

4. Cele i podstawy przetwarzania

• udzielenie odpowiedzi i podjęcie działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• obsługa korespondencji, organizacja kontaktu, zapewnienie bezpieczeństwa i obrona przed roszczeniami — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zbiorcza analiza odwiedzin i skuteczności strony bez tworzenia indywidualnych profili — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacja obowiązków prawnych, w tym księgowych i podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Danych z zapytań nie wykorzystujemy do newslettera ani marketingu bez odrębnej podstawy. Jeżeli w konkretnej sprawie będą potrzebne dane szczególnych kategorii albo dane dotyczące wyroków i naruszeń prawa, podstawa, zakres i bezpieczny kanał zostaną ustalone osobno.

5. Odbiorcy danych

Dostęp mogą otrzymać upoważnieni pracownicy właściwego administratora oraz dostawcy niezbędnych usług IT, hostingu, CDN, poczty, komunikacji, bezpieczeństwa, obsługi prawnej i technicznej — wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji ich zadań.

Poczta w domenie hagagroup.pl jest obsługiwana przez LH.pl, a strona jest utrzymywana z wykorzystaniem Amazon Web Services i CloudFront. ZIĘDALSCY korzysta z Google Workspace. HAGA LEGALIZACJA korzysta z poczty oraz firmowych kanałów Instagram, WhatsApp, Messenger i Telegram.

Do zbiorczej analizy ruchu korzystamy z Plausible. W obecnej konfiguracji mierzymy odsłony oraz zdarzenia takie jak kliknięcie telefonu, e-maila, kanału społecznościowego, wybór usługi i wykonanie obliczenia w kalkulatorze. Nie przekazujemy do Plausible treści wiadomości, adresów e-mail, numerów telefonów, kwot wpisanych do kalkulatora ani jego wyników.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Właściwy administrator korzysta w takim przypadku z mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, zależnie od dostawcy i usługi. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z właściwym administratorem.

7. Okres przechowywania

Zapytania osób, które nie zostały klientami, przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres jest potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z obowiązku prawnego.

Dane klientów są przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ochrony roszczeń. Techniczne logi strony są przechowywane zgodnie z konfiguracją bezpieczeństwa i retencji hostingu. Zagregowane dane analityczne Plausible są przechowywane zgodnie z wybranym planem usługi.

8. Twoje prawa

W granicach wynikających z RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia. Możesz również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli wniosek trafi do niewłaściwego podmiotu, poinformujemy Cię o odrębności administratorów i skierujemy sprawę do właściwego kanału, jeżeli będzie ku temu podstawa.

9. Dobrowolność i automatyczne decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, lecz bez informacji pozwalających na kontakt i rozpoznanie tematu możemy nie odpowiedzieć na zapytanie. Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji wyłącznie automatycznie i nie prowadzimy profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne konsekwencje.

10. Bezpieczeństwo pierwszego kontaktu

Skrzynkę biuro@hagagroup.pl obsługują upoważnieni pracownicy HAGA KSIĘGOWOŚĆ. Kanały legalizacyjne obsługują upoważnieni pracownicy HAGA LEGALIZACJA. Pracownicy jednej spółki nie otrzymują automatycznie dostępu do całych skrzynek i systemów drugiej spółki.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się usługi, administratorzy, dostawcy, kanały kontaktu albo sposób działania strony. Aktualna wersja jest publikowana pod tym samym adresem.